EUER HOCHZEITSTAG AUS MEINER PERSPEKTIVE

„Julia, wenn du auf einer Hochzeit dabei bist, was machst du denn dann eigentlich den ganzen Tag?“ Eine sehr gute Frage, die natürlich sehr abhängig vom Umfang der Hochzeit ist. Um euch einen besseren Einblick zu geben, habe ich mal eine Hochzeit mit freier Trauung für euch Revue passieren lassen.

Kurz zu den Rahmenbedingungen: Bei dieser Hochzeit fand sowohl die Zeremonie, als auch der Empfang, das Dinner und die Party in einer Location statt, allerdings in verschiedenen Räumlichkeiten. Shuttles waren daher nicht nötig (Thank God!) Es waren mit mir elf verschiedene Dienstleister involviert, wobei das Catering direkt von der Location kam. Die Zeremonie fand um die Mittagszeit statt und es waren etwa 70 Gäste geladen.

 

 

06:00 Uhr

Mein Wecker klingelt und ich starte mit einer Dusche und einem Kaffee in den Tag. Nachdem ich mein Gepäck und meinen Notfallkoffer zum wiederholten Male gecheckt habe und mir Wasser und Bananen eingepackt habe, geht es los.

08:00 Uhr

Ich komme mit meinem kleinen Käfer an der Location an und begrüße erstmal das Brautpaar. Mit Pads unter den Augen und den nassen Haaren im Turban, ist der Braut die Nervosität schon anzusehen. Der Bräutigam tut noch entspannt und lässt sich seinen Kaffee schmecken, aber die roten Flecken am Hals sprechen auch bei ihm Bände.

08:30 Uhr

Nachdem ich die Braut mit Kräutertee versorgt habe, treffe ich mich mit dem Locationbetreiber. Wir sprechen den Tag durch, ich erkundige mich nach offenen Fragen und er stellt mir die zuständigen Mitarbeiter vor. Wir gehen die Zimmer durch in denen das Getting Ready für die Mutter und Schwestern des Bräutigams stattfinden wird und checken ob die Stylisten dort genug Platz, Licht und Ablageflächen haben. Es werden gerade noch die Stühle gegen Modelle mit niedriger Lehne ausgetauscht, damit sich die Stylisten leichter tun, als diese schon anrufen.

09:00 Uhr

Ich zeige den Stylistinnen das Zimmer für das Getting Ready der Gäste und nehme die zweite Hair & Makeup Artistin direkt mit zur Suite der Braut. Dort geht es direkt mit dem Styling der Brautmama los und ich kümmere mich darum, dass die Braut zumindest eine trockene Brezen isst.

09:30 Uhr

Verweilen kann ich dort aber nicht, denn gerade kommt die Fotografin an. Auf unserem Rundgang durch die Location sehe ich, dass die Sonnenliegen noch nicht wie besprochen von der Rasenfläche rund um den Bereich für die Zeremonie weggeräumt wurden. Der Hausmeister steht im Stau und verspätet sich. Da es aber gleich mit dem Aufbau der Zeremonie los geht, haben wir keine Zeit zu verlieren und ich schiebe die Liegen rasch selbst zur Seite.

10:00 Uhr

Der Aufbau der Zeremonie startet und nach einem kurzen Briefing mit dem zuständigen Mitarbeiter, hole ich mir einen Kaffee. Nicht das ich gedachte hätte, ich würde ihn tatsächlich warm trinken 😉 Denn nach dem zweiten Schluck ruft mich der Florist an. Er ist gerade angekommen und wollte mit mir nochmal das Set Up besprechen. Noch während unserem Rundgang erreicht mich eine Nachricht vom Bräutigam.

10:30 Uhr

Er findet die Ringe nicht mehr. Aber er hofft, dass sie einfach noch in der Suite der Braut sind. Also geht es für mich in geheimer Mission zum Getting Ready der Braut, wo die Ringe glücklicherweise noch sicher verwahrt im Kästchen liegen. Ich nehme die Ringe mit und die Braut hat zum Glück nichts mitbekommen. Ärger gibt es aber trotzdem, da es nun doch vier Blumenmädchen aber nur drei Kränze und drei Körbe gibt. Heute kommt also mein Back Up Blumenkörbchen zum Einsatz und ich verspreche ihr, dass ich mit dem Floristen auch noch einen kleinen Haarschmuck für das vierte Blumenkind bastle.

10:45 Uhr

Die Ringe liefere ich beim Bräutigam ab, hüpfe bei meinem Käfer vorbei und hole das vierte Blumenkörbchen und weiter geht es zum Floristen. Der baut gerade den Blumenbogen auf und hat ein paar Blüten extra dabei, aus denen wir mit Draht und einer Haarspange einen kleinen Blumenhaarschmuck mcgyvern. Bei der Gelegenheit nehme ich gleich den Braustrauß und die Armbänder für die Trauzeugin und die Brautmama mit und husche schnell wieder zur Brautsuite. Und dies voller Vorfreude, denn der Moment, wenn die Braut ihren Strauß zum ersten mal sieht ist immer ganz besonders. Die Fotografin steht parat und es kullern die ersten Tränen des Tages. Die Braut ist ganz verliebt in ihren Strauß und ich mehr als erleichtert. Aber da klingelt auch schon wieder das Handy.

11:00 Uhr

Die Band für die Zeremonie kommt an. Ich zeige ihnen wo sie aufbauen können und rufe den Hausmeister an, da die Kabel noch nicht wie besprochen gelegt wurden. Der Stuhl fehlt auch noch und bei meinem Rundgang durch das Zeremonie Set Up hole ich beim Floristen die Buttonholes für den Bräutigam und seinen Trauzeugen ab. Gerade als ich an deren Türe klopfe, erreicht mich auch eine Nachricht der beiden. Sie hätten spontanen Champagnerdurst und erreichen niemanden beim Roomservice. Ich lade also die Buttonholes ab und mache mich auf den Weg zum Roomservice. Der Champagner wird bestellt und auf dem Weg nach draußen laufe ich der Schwester des Bräutigams in die Arme. Sie ist auf der Suche nach den Kränzen für die Blumenkinder und wollte generell wissen, wie das abläuft. Ich zeige ihr wo wir die Körbchen und Kränze deponiert haben und spreche den Ablauf mit ihr durch. Da kommt auch schon die freie Traurednerin an.

11:30 Uhr

Auch mit ihr gehe ich die wichtigsten Punkte nochmal durch. Der Steh-, sowie der Beistelltisch wurde wie besprochen für sie bereit gestellt, nun entscheiden wir nur noch, wo wir die beiden am besten positionieren. Ihr fehlt nun noch das Windlicht für die Traukerze und überhaupt muss ich noch die Decken und die Taschentücher für die Freudentränen holen. Nach einem weiteren Sprint ist die Traurednerin so lieb und hilft mir beim Verteilen der Decken, als der nächste Dienstleister ankommt.

11:45 Uhr

Die Konditorin ist angekommen und ich habe nur Zeit ihr schnell zu zeigen, wo der Tisch für den Sweet Table stehen soll, denn mich erreicht eine Nachricht der Trauzeugin: „Notfall! Komm schnell!“ Im Stechschritt geht es also zurück zur Suite wo ich eine völlig aufgelöste Braut vorfinde. Der feine Schleier hat sich im Reisverschluss des Kleidersacks verfangen. Es gibt für alles ein erstes Mal. Und heute zerschneide ich zum ersten Mal einen Kleidersack um einen Schleier zu retten. Mit der feinen Schere der Stylistin komme ich zum Glück gut zurecht und am Ende ist wirklich nur der Kleidersack hinüber und nicht der Schleier. Die Braut ist glücklich und somit alle anderen um sie herum auch. Gut so, denn es ist nicht mehr lange hin bis zur Trauung.

12:00 Uhr

Ich mache den finalen Check des Zeremonie Set Ups. Alles ist da wo es sein soll, die Plätze für die Trauzeugen und Brauteltern sind reserviert und alle Dienstleister sind gebrieft. Also geht es direkt weiter zum ersten Empfang, denn dort kommen in weniger als 30 Minuten die Gäste an. Die Kellner stellen gerade noch die letzten Gläser bereit, der Champagner liegt auf Eis und nun wird es auch für mich Zeit mich umzuziehen. Raus aus Turnschuhen und Jeans, rein ins Kleid und auf zur Suite des Bräutigams. Gleich geht es los!

 

 

12:25 Uhr

Der Bräutigam und sein Trauzeuge stehen schon bereit. Wir sprechen noch ein letztes Mal die Details durch. Checken, dass der Trauzeuge auch wirklich die Ringe hat und die beiden machen sich auf den Weg zum Schlossteich, an dem der First Look stattfinden wird. Für mich geht es weiter zur Suite der Braut. Die Fotografin macht gerade noch die letzten Portraitaufnahmen als ich ankomme. Die Braut ist pünktlich fertig und klammert sich nervös an ihren Strauß. Wir sprechen nochmal den Ablauf des First Looks und der Zeremonie durch, sie beruhigt sich langsam und wir machen uns auf den Weg. Jetzt geht’s wirklich los.

12:30 Uhr

Der große Moment des First Looks steht an und ich verdrücke mir selbst ein Tränchen als ich sehe, wie aufgeregt und glücklich die beiden sind. Dieser Moment gehört ihnen und ich lasse sie mit der Fotografin allein. Der erste Empfang ist auch schon in vollem Gang. Ich bin erleichtert, als ich sehe, dass die Gäste zufrieden an ihren Gläsern nippen und die Blumenkinder sich bereits mit ihren Mamas am Treffpunkt sammeln. Blumenkränze und Körbchen werden verteilt und wir sprechen final das Timing durch. Schnell husche ich nochmal beim First Look Shooting vorbei um zu sehen, wie weit sie sind und bitte nach meiner Rückkehr die Gäste bei der Zeremonie Platz zu nehmen, denn nun wird es wirklich ernst.

13:00 Uhr

Die Gäste haben Platz genommen, die Blumenkinder stehen bereit, die Traurednerin nickt mir zu und ich wiederum der Band. Als die ersten Töne erklingen und die Kinder die Blütenblätter werfen kommt das wunderschöne Brautpaar durch den Rosenbogen. Die Taschentücher für die Freudentränen werden schon von den ersten Gästen gezückt und ich gönne mir eine ruhige Minute und genieße diesen besonderen Moment. Doch mehr als ein tiefes Durchatmen ist gerade nicht drin, denn die eine Stunde, die die Zeremonie etwa dauern wird ist für mich voll mit weiteren Doings. Als erstes schaue ich beim Aufbau des zweiten Empfangs vorbei. Die Deko steht bereits und auch der Aufbau des Caterings läuft. Also geht es für mich weiter zum Dinner. Dort ist der Florist gerade an der Arbeit und ich nutze die Zeit um die Platzkärtchen an die Kellnerin zu übergeben, die sie gemäß der Sitzordnung verteilen wird. Auf dem Rückweg zur Zeremonie hole ich noch die Cardbox ab und richte den Geschenketisch her, damit für den Empfang alles bereit steht. Da spielt die Band auch schon das Lied zum Auszug und ich schicke einen der Kellner mit zwei Gläsern Champagner zum Eingang, damit das frischvermählte Paare direkt anstoßen kann.

14:00 Uhr

Die Gäste folgen brav den Frischvermählten zum zweiten Empfang. Es wird gratuliert, gedrückt und ein paar weitere Tränchen vergossen. In der Zwischenzeit helfe ich der Band beim Umzug von der Zeremonie zur Empfangslocation und spreche mit der Fotografin den weiteren Ablauf des Tage durch. Während die Torte angeschnitten und verspeist wird, sammle ich die Decken und liegen gebliebenen Taschentücher bei der Zeremonie zusammen und verräume direkt alles in unserem provisorischen Lager. Bevor es im Anschluss mit dem Brautpaarshooting los geht, wollen wir aber noch das Gruppenfoto schießen. Also helfe ich der Fotografin die Hochzeitsgesellschaft zusammenzutrommeln und entsprechend zu positionieren, was bei 70 Gästen einfach seine Zeit dauert.

15:30 Uhr

Für das Brautpaar geht es nun zum Shooting und für die Gäste in eine kleine Pause. Ich nutze die Zeit um die Traukerze, die Cardbox und den Geschenketisch zur Dinnerlocation umzuziehen. Dort kontrolliere ich, ob die Namensschilder alle korrekt verteilt wurden und lege die Gastgeschenke an die Plätze der Gäste. Auch ein Teil der Deko soll nun von der Zeremonie zum dritten Empfang am Abend umgezogen werden und da klingelt auch schon wieder mein Handy.

16:00 Uhr

Der DJ kommt an und wenige Minuten später die Sängerin, die für den Empfang gebucht ist. Mit beiden gehe ich den Ablauf durch, zeige ihnen wo sie aufbauen können und finde nun auch mal die Zeit meine Bananen zu essen. Es fehlen noch ein paar Verlängerungskabel und nach einem Telefonat mit der Location ist alles unterwegs, was die Musiker für ihren Aufbau brauchen.

16:30 Uhr

Die Kinderbetreuung ist da und muss natürlich auch wissen, wo sie aufbauen können. Ich stelle ihnen den Kellner vor, de sich um den Kinderbereich kümmern wird und kläre mit der Küche, dass wir die Gerichte für die Kids zu erst schicken. Ich schaue ein letztes Mal über das Dinner Set Up, erkundige mich bei DJ und Sängerin nach dem aktuellen Stand und gehe dann weiter zum Aufbau für den dritten Empfang. Dort müssen noch ein paar Kleinigkeiten geändert werden. Ich instruiere die Kellner, packe schnell selbst mit an und erhalte einen Anruf der Braut.

17:00 Uhr

Das Brautpaar ist vom Shooting zurück und nutzt die Zeit bis zum nächsten Programmpunkt um sich kurz frisch zu machen. Ich helfe der Braut den Schleier abzulegen und stecke ein paar herausgefallene Strähnen zurück in die Hochsteckfrisur. Da ruft das Catering an, da sie nochmal den Ablauf der Reden durchsprechen wollen. Ich mache mich also wieder auf den Weg, schaue über das Set Up des Empfangs und kläre im Anschluss mit der Serviceleitung wer voraussichtlich wann seine Rede halten wird.

17:30 Uhr

Die Kinderbetreuung startet und die kleinen Gäste finden sich bei ihren Betreuerinnen ein. Und dann geht es für die Großen auch schon weiter zum dritten Empfang.

18:00 Uhr

Die Gäste finden sich ein und es wird erneut angestoßen. Ich bin in der Zwischenzeit dabei die Kerzen beim Dinner anzuzünden und teste mit der Sängerin die Lautstärke aus. Kurz schaue ich bei den Kids vorbei, die gerade schon ihr Essen bekommen. Läuft. Die Fotografin nutz noch schnell den Moment und schießt Fotos des Dinner Set Ups und schon kommen die Gäste.

 

 

18:30 Uhr

Der Getränkeservice startet und auch der erste Gang kann pünktlich geschickt werden. Die Sängerin singt ihr erstes Set, wir passen die Lautstärke noch an den Geräuschpegel an und kaum ist der letzte Teller abgeräumt startet der Trauzeuge mit seiner Rede.

19:30 Uhr

Er hat sich nicht an den abgesprochenen Zeitrahmen gehalten, aber ich hatte die Küche rechtzeitig informiert, damit sie nicht zu früh mit dem Hauptgang starten. So geht das Filet wunderbar medium an die Gäste und nun haben auch wir Dienstleister ein paar Minuten um zu essen und ein bisschen durchzuatmen. Nur noch wenige Programmpunkte stehen an und ich bin erleichtert, dass bis hierhin alles gut funktioniert hat.

20:15 Uhr

Auch für die Reder der Trauzeugin liegt das Mikro bereit und die Fotografin steht mit gezückter Kamera parat um den Moment und die Emotionen einzufangen. Im Anschluss steht das Dessert an und ich kümmere mich um das Set Up für die Party.

21:00 Uhr

Das Dessert ist gegessen, der DJ ist ready und ich stelle Brautstrauß und Wunderkerzen bereit, denn wir wollen den First Dance direkt an den Brautstraußwurf anschließen. Die Gäste begeben sich auf die Tanzfläche, die Braut holt aus und die glückliche Trauzeugin fängt den Strauß. Nun kläre ich mit dem Brautpaar, ob sie bereit sind, positioniere die Gäste am Rand der Tanzfläche, zünde die Wunderkerzen an und verteile sie. Und los geht’s mit dem letzten Programmpunkt des Abends.

22:00 Uhr

Auf den First Dance folgt ein zweiter, die Tanzfläche füllt sich und die Party ist in vollem Gange als das Brautpaar zu mir kommt und mich ganz fest drückt. Ein langer, aufregender und emotionaler Tag geht nun für mich zu Ende und ich verabschiede mich von den beiden, denn jetzt wo die Party läuft ist meine Arbeit getan.

So oder so ähnlich sieht es aus, wenn ich eine Hochzeit begleite. Natürlich passiert noch so viel mehr, was den Rahmen hier schlichtweg sprengen würde. Aber ich hoffe, euch so zumindest einen Einblick geben zu können. Wenn ihr euch nun auch Unterstützung an eurem großen Tag wünscht, und nicht möchtet, dass sich eure Trauzeugen, eure Eltern oder ihr selbst um all diese vielen kleinen Details kümmern dann schreibt mir einfach.

Ich freue mich auf euch!

Eure Julia

Fotos: Judith Stoop Photography