5 FEHLER BEI DER HOCHZEITSPLANUNG UND WIE IHR SIE VERMEIDET

 

It’s time for some real talkt today 😉 Eure Hochzeitsplanung ist eine super spannende Zeit und mit ganz viel Freude und schönen Moment verbunden. Aber es gibt auch die vielen kleinen Stolpersteine, die sich unangenehm auf euren großen Tag auswirken können. In diesem Blogbeitrag habe ich 5 häufige Fehler bei der Hochzeitsplanung zusammengefasst und gebe euch auch direkt Tipps dazu, wie ihr sie vermeiden könnt. Bei vielen Punkten seid ihr schon bestens gewappnet, wenn ihr professionelle Dienstleister engagiert habt. Bei einer routinierten Location, wird z.B. Punkt 2 kein Problem sein. Aber gerade wenn ihr viel selbst organisiert und an Freunde und Bekannte abgebet, sind die Tipps für euch wirklich Gold wert.

 

1. Den Zeitplan gestalten ohne an die Gäste zu denken

Klar sieht es auf dem Papier gut aus, wenn man ein 3-Gänge-Menü in 50 Minuten schickt. Es soll auch weder an der Küche, noch am Service scheitern, diesen Plan umzusetzen. Aber ob eure Gäste mitspielen, ist eine andere Frage. Denen ist der Zeitplan nämlich ziemlich wurscht. Auch euer Sektempfang sollte nicht zu knapp berechnet sein. Es braucht ja seine Zeit, bist die Gäste den Raum betreten, ggf. noch ihre Jacken aufhängen, evtl. kurz auf die Toilette gehen, um sich frisch zu machen, sich dann erst orientieren und anschließend zu einem Glas Sekt greifen. Eigentlich ist zu diesem Zeitpunkt die eingeplante Viertelstunde schon vorbei, aber für die Gäste geht es jetzt erst richtig los. Sie wollen sehen, wer alles da ist, Gespräche entwickeln sich, vielleicht trinkt man ein zweites Glas Sekt und schon ist der Zeitplan gesprengt.

 

2. Kein System für die Garderobe haben

Jacken aufhängen – „easy“- denken sich viele, drücken Tante Uschi an der Garderobe einen Block mit Marken in die Hand und schon ist das Thema für sie gegessen. Dabei ist ein funktionierendes System an der Garderobe für einen reibungslosen Ablauf nicht zu unterschätzen. Wie schon in der Einleitung geschrieben, ist der Punkt nicht relevant, wenn ihr eine Location mit eingespieltem Team gebucht habt und auch bei einer kleinen Gruppengröße wird es keine Schwierigkeiten geben. Aber ich würde den Punkt nicht aufnehmen, wenn ich diesbezüglich nicht schon so viel Chaos gesehen hätte. Von Kleiderständern, die wie beim „Domino Day“ ineinander stürzen, über verwechselte bis zu verschwundenen Jacken und völlig überfordertem Garderobendamen – die Bandbreite an Pannen ist groß.

Erspart euch den Ärger und sorgt vor:

  • Baut die Garderobenständer stabil und so weit auseinander auf, dass sie sich nicht berühren, sollt einer kippen (Stichwort: Domino Day)
  • Legt vorab ein System für die Nummerierung fest, sprecht es mit dem Team durch und macht es mit Schildern klar (z.B. Ständer 1: Marken 100 bis 150, Ständer 2: 150 bis 200 etc.)
  • Denkt über Anbringungsmöglichkeiten für die Marken nach. Papiermarken kann man über den Bügel hängen, aber bei Taschen wird es schwierig. Wäschezwicker, Klammern oder notfalls Büroklammern oder Gummibänder helfen euch hier weiter.
  • Behaltet das System bei und hängt nichts um.

 

3. Nur an die Optik und nicht an die Praxis denken

Ja, man kann eine Sahnetorte bei 35°C Außentemperatur kopfüber aufhängen, aber die Schwerkraft und die Hitze werden ihr übriges tun. Und ja, man kann auf einem Elefanten zum Traualtar reiten, aber auch der stoffwechselt und zwar dann wann er mag. Ich will kein Spielverderber sein und bekanntlich klappt ja alles am Ende (irgendwie) und natürlich ist es mein Job alles möglich zu machen, aber manchmal ist ese klassische, erprobte und als gut erwiesene Methode doch die bessere Wahl 😉

 

4. Sich in Details verlieren und das Wesentliche vergessen

„Haben wir wirklich an alles gedacht?“ fragt ihr euch wahrscheinlich, wie alle Brautpaare irgendwann während der Planungsphase. Schnell verliert man in all den Punkten den Überblick und vor allem den Blick für das Wesentliche. Da hat dann zwar jeder Gast individuelaisierte Pralienen, aber leider gibt es auf der Boho Hochzeit im Wald keine Toiletten. Oder was wurde jeder Stromanschloss mit der Band besprochen, aber nicht daran gedacht, dass das Catering auch Strom braucht. Besonders anstrengend für die Gäste und leider ein so häufiger Fehler: Es gibt zu wenig oder zu spät Speisen und Getränke. Erst vor Kurzem hat mir ein Kollege von einer Hochzeit erzählt, bei der um 12Uhr die Trauung war und es um 18Uhr das erste Getränke für die Gäste gab. Eine super Hilfe, um den Überblick zu behalten sind Checklisten. Professionelle Dienstleister unterstützen euch dabei, dass es in ihrem jeweiligen Bereich rund läuft. Und ein prüfender Blick von außen und der gemeinsame Check, ob ihr wirklich an alles gedacht hat, beruhigt ungemein und schützt vor so vielen Pannen. Super gerne kann ich euch diesbezüglich unterstützen, schaut gerne mal hier vorbei.

 

5. Nicht mit den Dienstleistern reden

Euch ist bestimmt schon bei den vorherigen Punkten aufgefallen, dass Kommunikation eine große Rolle spielt. Und gerade der Austausch mit euren Dienstleistern ist das A und O. In den seltensten Fällen wird bei einer Hochzeit alles aus einer Hand geschaffen. Es gibt das Catering, die Band, die Dekoration, die Fotografin, den Trauredner, die Sängerin für die Zeremonie, die Konditorin usw. Es ist also ungemein wichtig, dass ihr den Dienstleistern die Informationen zur Verfügung stellt, die sie brauchen, um ihren Job zu machen. Welche das sind? Im Zweifelsfall lieber ein paar mehr, als zu wenig.

  • Zeitplan
  • Sitzplan
  • Namensliste
  • Infos zu Allergikern
  • gewünschte Konstealltionen für das Shooting

Je mehr Informationen ihr euren Dienstleistern im Vorfeld gebt, desto weniger Nachfragen gibt es während eurer Hochzeit.

 

Und zack sind wieder ein paar Stolpersteine aus dem Weg geräumt. Ok, zugegeben, ganz so zackig geht es vielleicht nicht. Aber mit einer guten Vorbereitung erspart ihr euch wirklich viel Kummer an eurem großen Tag. Und Kummer ist das, was ihr an diesem Tag am wenigsten wollt. Wenn ihr euch beim Checkup eurer Hochzeit und Tag eurer Hochzeit Unterstützung wünscht, meldet euch super gerne bei mir.

Ich freue mich auf euch!

Eure Julia

 

Foto by Judith Stoop Photography